Breng de rust terug in jouw organisatie
Er blijft steeds meer werk liggen, de prioriteiten zijn niet meer in beeld en klanten beginnen hun onvrede te uitten. Herkenbaar? Dan is de eindklant niet meer goed in beeld en de interne organisatie niet meer in control. Het terugkrijgen van rust in de organisatie zou prioriteit nummer één moeten worden om klanten weer tevreden te krijgen en medewerkers weer betrokken te krijgen.
De vicieuze werkdruk cirkel
Iedereen werkt hard, maar door de waan van de dag worden geen goede prioriteiten meer gesteld. Belangrijkheid en urgentie worden door elkaar gehaald, er is sprake van ‘hit and run’ en uiteindelijk is elke week de conclusie dat de doelen voor die week niet gehaald zijn omdat er te veel werk tussendoor gekomen is.
En er is al helemaal geen tijd en ruimte om te investeren in opleidingen voor medewerkers. Deze blijven stil staan in de eigen ontwikkeling en in de combinatie met een hoge werkdruk is het wachten tot deze het heil elders gaan zoeken. Met als gevolg nog meer werkdruk.
Het is dus van groot belang zo snel mogelijk uit deze vicieuze cirkel te komen, maar waar te beginnen? In dit artikel helpen we je op weg!
Stel prioriteiten in lijn met de visie
Zonder prioriteiten vaar je in de mist. Het is aan directie om een heldere visie te hebben met bijbehorende SMART gemaakte doelen. Zijn de doelen nog niet SMART, dan is dit eerst van belang, immers de rest van de organisatie is verantwoordelijk om deze te vertalen naar de operatie. Hierdoor wordt duidelijk waar de prioriteiten liggen voor managers en medewerkers.
Voor bijvoorbeeld een zorgorganisatie is het belangrijk om samen te werken met ketenpartners. Hierdoor stijgt de kwaliteit van de zorg door betere overdrachten en is er een veel betrouwbaarder dossier voor gerichte zorgverlening. Innovatieve projecten zijn ook belangrijk binnen de zorg, maar hiervoor is vaak de capaciteit niet voldoende aan boord. Hierdoor stagneren projecten en gaan rendement en resultaat verloren. Directie zou de visie dan kunnen aanpassen zodat innovaties worden ingekocht in plaats van intern ontwikkeld. Deze interne innovatie projecten kunnen worden gestopt worden de vrijgekomen tijd kan ingezet worden voor een betere focus op de keten samenwerking.
De ideale klant en het gewenste proces
Nu de doelen bekend zijn kunnen de ideale klanten en hun behoeften in kaart gebracht worden. Welk producten of diensten willen zij graag hebben? Wat betekent dat voor de organisatie, worden deze nu al geleverd? Zijn er diensten of producten die niets toevoegen? Moeten er producten of diensten bijkomen?
Van hieruit kunnen de benodigde (interne) processen opnieuw ontworpen worden. Vergeet bestaande ontwerpen, maar ga uit van het heden en de ideale klant. Vaak zijn organisaties jarenlang hetzelfde ingericht geweest, terwijl de omgeving flink veranderd is en hierdoor de concurrentiepositie én de eigen toekomst serieus in gevaar is.
Processen ontwerpen is simpeler als je denkt. Begin vanaf de eindklant en het gewenste product of dienst terug de organisatie in. Neem hier ook de ondersteunende diensten rondom de klant in mee.
Stel procedures op en begin bij de gewenste uitkomst van elk proces en werk terug naar de stappen die hiervoor nodig zijn. Hoeveel FTE is nodig, welke handelingen worden uitgevoerd, welke vaardigheden zijn hiervoor nodig, welke middelen, welke systemen, welke instructies? Probeer voor elke stap de uitkomst te kwantificeren in tastbare producten, oftewel wat is de streefwaarde die medewerkers gemiddeld in die stap gegenereerd hebben en hoeveel tijd was nodig: 5 nieuwe leads per week, 10 regels software per dag, 10 broden per uur, 3 facturen per uur, 6 uur zorg per dag, 5 nieuwe medewerkers inboeken per week, etc. En vergeet niet de medewerkers hierbij te betrekken, zij weten als geen ander wat wel en wat niet werkt in de praktijk.
Transparantie zorgt voor gewenst gedrag
Door het totale proces transparant te maken zien medewerkers wat hun rol in het groter geheel is: wat is de impact als ik mijn werk niet goed doe, wie wacht op mijn resultaten, wie is de eindklant? De organisatie is als een keten die met schakels aan elkaar zit en vaak staan medewerkers hier niet bij stil en doen ze wat ze altijd al deden. Door de keten continu te presenteren, gaan medewerkers zich als schakels gedragen in plaats van ‘los zand’.
De procedures zijn hierbij de garanties voor medewerkers. Als ze deze opvolgen weten ze zeker dat ze de keten dienen en de organisatie blij is met hen. Dit geeft vertrouwen en vertrouwen geeft werkplezier en transparantie creëert betrokkenheid.
Snoeien
Nu de processen in kaart gebracht zijn én in lijn zitten met de gewenste producten en diensten van de klanten, komt ook in beeld waar de negatieve energie in de organisatie zit. Dit zijn werkzaamheden in dienst van een proces of project waarbij niemand op de uitkomst zit te wachten. Grote kans dat de betrokken medewerkers dit zelf ook voelen en al langere tijd erg gedemotiveerd rondlopen: ze doen het omdat het van ze verwacht worden, maar ze hebben erg goed in de gaten dat zowel de klant als het management nooit geen tijd voor ze heeft. Want impliciet al geen prioriteit.
Deze processen en projecten moet zo snel mogelijk uit gefaseerd worden, zodat er weer een duidelijke focus in de organisatie komt op de processen en projecten die er wél toe doen. De vrijgekomen tijd voor medewerkers kan weer gebruikt worden om daaraan bij te dragen.
De basis op orde
Als bovenstaande fases zijn gevolgd en de procedures goed uitgerold zijn en medewerkers in lijn met de procedures gaan werken, ontstaat er weer rust in de organisatie. En belangrijker, de focus ligt weer op juiste plek, waardoor het rendement stijgt, de slagkracht op de markt vergroot en klant én medewerker weer tevreden worden.
Het is dus belangrijk om bijvoorbeeld halfjaarlijks jezelf opnieuw uit te lijnen met de markt en een duidelijke focus aan te brengen die met procedures bekrachtigd wordt. Alleen hierdoor zorg je dat je aan de top komt én blijft.
De juiste tool
Om de rust in jouw organisatie terug te brengen wil je dat medewerkers in lijn met de organisatie doelen hun werk uitvoeren, waarbij duidelijk is wat er van hen verwacht wordt maar waarbij je ze ook inspireert door uit te zoomen op het groter plaatje en de eindklant.
Hiervoor wil je dat medewerkers over de Verbeterwijzer App beschikken, die ervoor zorgt dat ze 24/7 ondersteund worden door de organisatie, ze geïnspireerd worden en gemotiveerd blijven en ze op elk moment kunnen investeren in de eigen groei.
