De werkelijke kosten van personeelsverloop

  • door
two icebergs under cloudy sky at daytime

De werkelijke kosten van personeelsverloop

Bespaar direct tienduizenden euro’s! Dat is nog eens een binnenkomer. Als organisatie speel je in op kansen in de markt en wordt hier veelal het beleid op gemaakt. Echter, doordat het vizier alleen op omzet staat, loop je een heel belangrijke, snel te behalen winstfactor mis: een enorme kostenbesparing op onnodig personeelsverloop. Wat vergis je niet wat de daadwerkelijke kosten zijn van personeelsverloop. We nemen je mee naar de onderkant van de ijsberg.

In dit artikel beschrijven én onderbouwen we eerst wat een ineffectief HR beleid, met als gevolg personeelsverloop, kost. Vervolgens sluiten we af met gouden tips om dit personeelsverloop tegen te gaan en direct tienduizenden euro’s te besparen!

Als voorbeeld nemen we een thuiszorg organisatie. Deze sector heeft te maken met op jaarbasis gemiddeld 13 % personeelsverloop. Voor een organisatie van 1000 medewerkers betekent dit dat er jaarlijks 130 (!) nieuwe medewerkers geworven moet worden. Onderstaand wordt berekend wat de totale kosten voor deze organisatie betekenen.

Waarschuwing, schrik niet!

De kosten voor het ‘vervangen’ van een goede medewerker bestaan uit 20% van het jaarsalaris. Dit wordt gemiddeld in onderzoeken aangehouden (zie onderaan het artikelen onze bronnen).

Een overzicht met directe en indirect meetbare kosten:

  • off-boarding / exit-gesprek
  • interne overdracht
  • overnemen werkzaamheden in afwachting nieuwe werknemer
  • werving & selectie
  • verstrekkingen beheer
  • pre-boarding
  • on-boarding
  • training nieuwe medewerker
  • inwerken door collega’s

Om een beter beeld te krijgen bij het effect, hieronder een uitwerking voor onze voorbeeld thuiszorgorganisatie met 1.000 medewerkers (verdere toelichting onder de tabel):


In deze tabel zie je de kosten voor het vervangen van willekeurige functies zoals die voorkomen bij een thuiszorg organisatie, waarbij de 20% vervangingskosten wordt aangehouden.

Ondanks dat in dienstverlenende organisaties veel sprake is van parttime werken met bijbehorende effecten, rekenen we alsof ook huishoudelijke hulpen fulltime zouden werken. In de praktijk zullen er 2 personen deze fulltime functie uitvoeren, wat de werkelijke kosten nog verder verhoogd. Maar we willen het rekenvoorbeeld niet te complex maken.

We bereken de kosten van personeelsverloop op basis van onze voorbeeld organisatie van 1.000 medewerkers. We veronderstellen dat er 300 huishoudelijke hulpen werken, 600 verzorgenden en verpleegkundigen, 85 mensen op kantoor werkzaam zijn en nog 15 mensen in hoger management en directie functies zitten. Hiervoor houden we per groep het salaris aan zoals vermeld in de eerste tabel hierboven. Dan ontstaat de volgende tabel voor het berekenen van de kosten voor het personeelsverloop over de gehele organisatie:


Voor een organisatie van 1.000 medewerkers een jaarlijkse kostenpost van ruim 1 miljoen euro. Het wordt al snel duidelijk dat het omlaag brengen van het verloop zeer de moeite waard is.

Maar de daadwerkelijke kosten zijn nog hoger!

Echter, dit zijn nog niet alle werkelijke kosten, zeker niet in de dienstverlenende sector. Hieronder een opsomming met negatieve gevolgen waar je niet gelijk aan zou denken, maar wel indirect omzetverlies berekenen of verlies in interne effectiviteit.

Verlies van klanten / cliënten

Door het vele contact met klanten (adviseur, accountant, etc.) en cliënten (thuiszorg, ziekenhuis, etc.) is er ook afbreuk risico in de relatie met klanten en cliënten. In de thuiszorg gebeurt het bijvoorbeeld regelmatig dat cliënten meeverhuizen met hun zorgverlener.

Verlies van interne automatismen

En dan hebben we het nog niet eens over het negatieve effect voor de interne klant. Oftewel de geoliede samenwerking met collega’s en andere afdelingen, die opnieuw opgebouwd moet worden. En waar nieuwe vertrouwensrelaties moeten ontstaan. Totdat de nieuwe medewerker geheel up and running is betekent dit een groot verlies van effectiviteit.

Verlies van kennis

Medewerkers die afzwaaien, zeker die met veel ervaring, nemen jaren aan opgebouwde kennis van de organisatie en haar diensten mee. Als kennis verloren is, moet deze geheel opnieuw opgedaan worden. Maar ook bij een goede overdracht gaat er nog veel kennis verloren.

Risico’s ontslag in of vlak na proefperiode

En is er eenmaal flink geïnvesteerd in het werven en inwerken van een nieuwe medewerker, dan bestaat er nog steeds een grote kans dat er snel weer afscheid genomen wordt van de nieuwe medewerker. Het klikt niet, de praktijk is niet zoals het interview deed vermoeden, er was nog een andere aanbieding, enzovoort. In dit geval betekent dat het hele proces weer van voren naar achter moet beginnen en zorgt voor minimaal dubbele kosten.

Imagoschade door ontevreden medewerkers

Medewerkers die ontevreden de organisatie verlaten, bijvoorbeeld door een gebrek aan aandacht of mogelijk erger, zullen dit zeker vlak na ontslagname luid en duidelijk verkondigen. Ga niet werken voor deze organisatie! Dit is eerstehands imagoschade die mogelijk andere potentiële werknemers afschrikt. Dit belemmert dus nieuwe werving en selectie, zeker in regionale of stedelijke gebieden.

Ondanks dat bovenstaande factoren moeilijk meetbaar te maken zijn, is hieronder een fictief rekenvoorbeeld gegeven van deze factoren:


Zoals duidelijk aangegeven is dit een fictief voorbeeld, maar hoe je de cijfers ook zou invullen, er ontstaat een significante extra kostenpost onderaan de streep (in dit voorbeeld ruim 430 duizend euro). Dit bedrag komt dus bovenop de eerdere gegeven directere vervangingskosten van ruim 1 miljoen euro betekent dit voor onze voorbeeldorganisatie een jaarlijkse kostenpost van 1,5 miljoen euro!

Laat dat eens bezinken. Hoeveel van deze 130 werknemers hadden behouden kunnen worden voor de organisatie? Rekening houdend met procentueel 29% gepensioneerden blijven er 93 werknemers over die hádden kunnen blijven werken voor de organisatie.

Conclusie

Er valt dus al heel snel genoeg te besparen als je als organisatie het verloop percentage omlaag kunt brengen en medewerkers dus langer aan jou als organisatie kunt binden!

Elke medewerker die onze voorbeeld organisatie jaarlijks extra weet vast te houden levert een directe besparing op van (gemiddeld) 11.600 euro. Dat is per 10 medewerkers al 116.000 euro.

Stel de vraag eens andersom, wat levert mij het op als ik 100.000 euro ga investeren in het behouden van mijn medewerkers mij op? Dit is omgerekend 1.000 euro per medewerker? Daar kun je erg veel initiatieven voor opzetten, die er voor zorgen dat er misschien wel 50 medewerkers dermate verbonden aan jouw organisatie waren geraakt dat ze niet weg waren gegaan. En dit had weer een besparing van 11.600 x 50 = 580.000 euro kunnen opleveren.

Om het nog zichtbaarder te maken, deze investering van 116.000 euro levert 580.000 euro besparing op. Of, als je het bedrijfsmatig wilt bekijken, een extra winst van 464.000 euro.

Dus begin vandaag nog met het opstarten van initiatieven om jouw medewerkers te behouden!

Maar hoe behoud ik dan mijn medewerker?

Hier hebben we reeds meerdere blogs aan gewijd, maar het begint met:

  • vergroot het werkgeluk van de medewerker
  • vertrouw op de kwaliteiten van de medewerker
  • geef de medewerker eigenaarschap en vrijheid
  • stel medewerkers in staat om te groeien
  • maak werken in teams leuk en leerzaam
  • zorg voor een plezierige werkomgeving
  • zorg dat de juiste gedragscodes gehanteerd worden
  • zorg voor een omgeving waar het veilig werken is
  • zorg voor 24/7 zichtbaarheid en ondersteuning

Het is de taak van de werkgever om voor dermate veel werkplezier te zorgen, dat medewerkers tot aan hun pensioen bij de werkgever blijven werken!

Verbeterwijzer is expert in strategieën om medewerkers aan jou te binden en ze te boeien. Wij maken inzichtelijk waar de knelpunten zitten in het HR beleid en waar snel winst te behalen valt om te kunnen binden, boeien en faciliteren. Hiermee zorgen we gegarandeerd en aantoonbaar dat jouw personeelsverloop drastisch daalt.

In combinatie met het Verbeterwijzer medewerker platform zorg je voor een waterdicht HR beleid en investeer je direct in het werkplezier en de doorontwikkeling van jouw medewerkers.

 Bronnen gebruikt in deze blog:

https://www.ey.com/nl_nl/health

https://www.scribd.com/document/112707536/There-Are-Significant-Business-Costs-to-Replacing-Employees

https://www.consultancy.nl/nieuws/36438/verzuim-en-verloop-van-zorgpersoneel-in-10-grafieken