Onboarden in de zorg
Je hebt een nieuwe collega nodig voor een wijkverplegingsteam en door jouw goede imago als werkgever heb je snel een geschikte professional aangenomen!
Top! Maar wat nu? Wie gaat wat doen in de organisatie? Nu ga je zorgen dat de medewerker de juiste middelen krijgt, zich thuis gaat voelen in het team en dat de medewerker snel op volle kracht en dus productief is! Hier liggen veel taken voor de organisatie en de medewerker zelf, waarbij je wilt borgen dat alle taken tijdig uitgevoerd worden voor een succesvolle onboarding.
Maar hoe ziet dit proces bij jouw zorgorganisatie eruit? En wat doe je bij het offboarden? Is er een standaard workflow voor ingericht? Is dit voldoende geautomatiseerd? Weet jouw organisatie wel eens wat er allemaal mogelijk is?
Wordt er geborgd dat iedereen zijn of haar taken in het boarding proces uitvoert? Dus ook de leidinggevende, de buddy en personeelszaken? Zijn alle accounts ook aangemaakt voor de nieuwe medewerker? Een nieuwe medewerker in jouw organisatie vraagt meer als je denkt!
In deze blog nemen we je mee in de onboarding van een zorgmedewerker en welke rol en voordelen automatisering daarin zou moeten spelen om overzicht te houden in alle taken rondom de onboarding én het gemak van digitale diensten bij de onboarding zoals een portfolio, leerplein en digitaal handboek.
Een digitaal warm welkom
Dit kan nooit het warme welkom van een collega vervangen, maar helpt wel om structuur en standaardisatie aan te brengen in het onboarding proces.
Het digitale welkom is het begin van een digitale workflow, waarin de medewerker allerlei stappen zet om de organisatie beter te leren kennen, vertrouwd te raken met werkwijze binnen de organisatie en moet ook gelijk het begin van zijn of haar eigen groeitraject binnen de organisatie.
Het digitale welkom moet zo eenvoudig en laagdrempelig mogelijk zijn, zodat de ‘gebruiker’ direct weet wat de bedoeling is en kan starten, zonder dat er assistentie vanuit de organisatie nodig is.
Een goed voorbeeld is dat de medewerker bij het sollicitatiegesprek een welkomstbrief meekrijgt, met daarop een QR code die de medewerker met zijn mobiele telefoon kan scannen en waardoor de onboarding App geïnstalleerd wordt! Een kind kan de was doen.
Preboarding
Al voor de eerste werkdag kan de medewerker al aan de slag om bijvoorbeeld in stapjes het eigen team te leren kennen via een welkomstfilm, via kennisquizjes de organisatie beter te leren kennen of belangrijke informatie in het digitale handboek te lezen. Het is hierbij belangrijk dat op basis van de functie van de nieuwe medewerker de juiste ‘content’ aangeboden wordt. Biedt een wijkverpleegkundige geen handboek artikel over ramen lappen aan en andersom, een huishoudelijke hulp is niet geïnteresseerd in wondzorg.
De medewerker moet wel een notificatie krijgen als er een nieuwe stap klaarstaat, want anders loop je het risico dat stappen overgeslagen worden en de medewerker zaken niet scherp heeft bij de start van de werkzaamheden.
De rest van de organisatie krijgt ondertussen taken om de medewerker te helpen: aanmaken van software accounts, voorzieningen regelen, buddy toekennen, welkomstgesprek met het team plannen, etc. Zodoende kan er niets vergeten worden en kan iedereen meekijken of alle taken gedaan zijn en elkaar hierbij helpen herinneren.
Door hier geautomatiseerde worfklow templates voor te hebben, kun je per medewerker doelgroep (functie, afdeling) een passende boarding workflow opzetten, met daarin zowel de pre- als onboarding opgenomen. Zoals het hoort bij een professionele organisatie!
Portfolio en Leerplein
Het is in de zorg uitermate belangrijk dat de portfolio goed ingevuld is en actueel is, zodat voor jezelf en jouw collega’s duidelijk is waar jij ‘Bevoegd en Bekwaam’ voor bent. Hierdoor kan de organisatie zorgen voor het juiste aanbod aan scholing om aflopende bekwaamheden te vernieuwen en blijf jezelf in control om de benodigde scholing te volgen. Naast een portfolio wil je als organisatie ook over een ‘Leerplein’ beschikken waar medewerkers het passende scholingsaanbod vinden en zich in kunnen schrijven voor scholingen of de juiste e-learnings volgen.
Als onderdeel van de preboarding is het belangrijk dat medewerkers de eigen portfolio actualiseren. Maak dit laagdrempelig, zet op basis van de functie moet de medewerker alvast de bijbehorende vaardigheden set klaar, zodat de medewerker snel kan aangeven welke relevant zijn en welke niet. Door de relevante vaardigheden bij te werken en bewijslast op te voeren, zorg je voor een waterdicht dossier!
Als extra ondersteuning moet de medewerker op basis van aflopende bekwaamheden een notificatie krijgen en via stoplichtjes snel terugvinden welke vaardigheden vernieuwd moeten worden. Door in de preboarding te actualiseren, wordt gelijk inzichtelijk waar bekwaamheden af dreigen te lopen en kan de medewerker zich alvast aanmelden voor scholingen.
Onboarding
De onboarding heeft drie doelen: de medewerker enthousiast maken, de medewerker in het team laten integreren én de medewerker zo snel mogelijk productief krijgen.
De eerste werkdag! Nu begint officieel de onboarding, waarbij je in de zorg vaak een buddy krijgt die de eerste tijd helpt om je draai te vinden in het team en de weg te vinden in de organisatie. Maar nu zul je nog vaker informatie nodig hebben. Dus is het belangrijk dat je deze ook snel vind. Hiervoor moet de organisatie alle mogelijke vragen al beantwoord hebben in een overzichtelijk digitaal handboek, met een handige ‘FAQ’ sectie. Mochten er nog vragen zijn die geen directie spoed hebben, dan is het erg handig om hier een digitaal loket voor te hebben. De interne organisatie kan dan gericht de vraag of het verzoek afhandelen en bij reactie de medewerker notificeren.
In het onboarding proces wil je als organisatie de feedback van de medewerker borgen. Een voorbeeld is om na een week een digitaal evaluatieformulier aan te bieden én parallel een taak bij de leidinggevende klaarzetten om een persoonlijk evaluatiegesprek in te plannen waarin dit formulier besproken kan worden. Zorg er voor dat het evaluatieformulier zich richt op ontwikkeling van de medewerker en leren als organisatie van de ervaringen van de medewerker.
Door slim om te gaan met deze evaluatieformulieren, kun je overkoepelend een trend bewaken bij startende medewerkers: Wie is er positief na een week, wie geeft een lage score, wat is de vaakst voorkomende reden dat medewerkers niet tevreden zijn over de onboarding? Hierdoor krijg je als organisatie de mogelijkheid trends te zien, te meten hoe het onboarding proces verloopt en bij te sturen. Het evalueren wil je in de eerste zes maanden herhalen: na de eerste week, na een maand, na drie maanden en na een half jaar. Waarom? Om te signaleren of de medewerker ontevreden raakt en hier tijdig op in te spelen!
Al vrij snel heb je met de medewerker in kaart gebracht waar de eigen ambities liggen en dit vastgelegd in het persoonlijk ontwikkelplan van de medewerker, inclusief de soft skills. Op basis van de gestelde doelen en interesses wil je de medewerker ook meenemen in de interessante (leer)content die je de medewerker te bieden hebt. Passend bij het eigen ontwikkelplan worden e-learnings, webinars of kennisartikelen onder de aandacht gebracht. Deze content zorgt er voor dat de portfolio van de medewerker en daarmee het kennisniveau verder stijgt en daagt de medewerker uit om verder te groeien en de gestelde doelen in het ontwikkelplan te bereiken. En dat draagt weer bij aan de binding van de medewerker aan de organisatie.
Postboarding
Na een half jaar mag je spreken van de postboarding. De medewerker is inmiddels ingewerkt en zit goed op zijn plaats in zijn of haar team en daarmee in jouw organisatie. Vanuit het persoonlijk ontwikkelplan en de diverse evaluatiemomenten is gebleken dat de medewerker er vol voor gaat en goed op weg is om de gestelde doelen in het ontwikkelplan te behalen.
In deze fase wil je bewaken dat de medewerker bevoegd en bekwaam blijft en de medewerker zelf hier de inzichten voor te bieden via de portfolio, maar ook continu te zorgen voor het bijbehorende leeraanbod die je bepaalt op basis van de stuurinformatie die je continu vanuit alle portfolio’s verkrijgt.
Blijven uitdagen en evalueren blijft nu belangrijk. Bied ook regelmatig thema-gestuurde groeitrajecten aan (kennis omtrent wet- en regelgeving, innovaties, zorg, duurzaamheid, milieu, etc.) om medewerkers te blijven prikkelen. Zorg dat alle opgedane kennis bijgewerkt wordt in het portfolio. Medewerkers houden er van om de eigen groei terug te kunnen zien.
Offboarding
Bij het boarden hoort helaas ook vroeg of laat het offboarden. Ook van deze stap kun je als organisatie veel leren. Was het mogelijk geweest om het offboarden te voorkomen? Wat had er dan anders gemoeten? Hoe had dat anders gekund? Door via een exit-evaluatie met slimme vragen dit goed digitaal uit te vragen, haal je waardevolle stuurinformatie op waar je van kunt leren.
Verbeterwijzer
Als je als organisatie voor al deze boarding stappen een bewezen software platform zoekt dan zit je helemaal goed met Verbeterwijzer. Van Workflows, Portfolio, Leerplein en Leer Management Systeem en van Projectmanagement tot Digitaal Handboek, alle tools die jouw organisatie helpen bij het bekwaam en binnenboord houden van jouw medewerkers.
Demo
Vraag vandaag nog vrijblijvend een demo aan!
