HR & Lean management kunnen niet zonder elkaar
Het klinkt als water en vuur. Human Resource management en Lean management combineren. Maar het is het absoluut niet. Lees waarom dit juist een goed idee is!
Klassiek ‘Lean management’ begint vanuit het perspectief van de klant. Alle inspanningen moeten toegevoegde waarde opleveren voor de (interne) klant, verspilling moet tegen gegaan worden én de workflow moet continu verbeterd worden. In dit perspectief is weinig ruimte gegeven voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.
Echter, steeds meer wordt er binnen Lean management rekening gehouden met het verbeteren van medewerkers. Doordat dit bijdraagt aan het verbeteren van de workflow, wordt dit gezien als een Lean investering die de klant ten goede komt.
Het is dan wel zaak om het HR management ‘lean’ te houden. Echter, wie is daar verantwoordelijk voor? Simpel, dat is de HR afdeling zelf.
Hieronder 5 tips om HR aan de slag te laten gaan met ‘lean management’:
Maak taakomschrijvingen die SMART gemeten kunnen worden
Denk aan de Span of Control (SPOC) van bijvoorbeeld een thuiszorg planner. Hoeveel cliënten kan één planner bedienen? Zorg voor een nulmeting. Neem deze op in de taakomschrijving. Stel samen met de planners doelen op: Zijn er slimme manieren te verzinnen om door dezelfde planner meer cliënten te kunnen plannen met behoud van de kwaliteit van de planning? Zet een nieuw streefaantal in de taakomschrijving. Spreek een datum af waarop dit behaald moet zijn. Evalueer naderhand of het aantal gehaald is en stel zo nodig het aantal in de taakomschrijving bij. Ga uiteraard ook op zoek naar verbeterpunten in het proces.
Definieer benodigde vaardigheden per functie
Laat niets aan het toeval over, geef duidelijk per medewerker functie aan welke vaardigheden nodig zijn om de taken goed uit te kunnen voeren. Geef de medewerker zelf ook de mogelijkheid om input te geven aan gewenste vaardigheden. Zorg voor een scholingsaanbod om de vaardigheden te kunnen behalen. Let er op dat álle vaardigheden direct voordeel opleveren in het uitvoeren van de taken. De nadruk moet hier liggen op het ‘lean’ maken van de workflow. Oftewel, dankzij de verkregen vaardigheden wordt de toegevoegde waarde richting de klant verhoogt.
Verrijk het handboek met vaardigheden
Veelal is een handboek gericht op de uitvoer van de werkzaamheden. Stap voor stap beschrijvingen van hoe het werk uitgevoerd moet worden, gecontroleerd moet worden, enzovoort. Echter, net zo belangrijk is om duidelijk beschreven te hebben welke vaardigheden benodigd zijn voor de uitvoer van het werk. Het handboek is gericht op de output voor de (interne) klant. Maar door het aanbrengen van de vaardigheden wordt de mogelijkheid gecreërd om HR een afgemeten mix aan medewerker vaardigheden te realiseren. Dit optimaliseert het HR opleidingen en werving & selectie proces.
Luister naar medewerkers
Sta open voor verbetersuggesties vanuit de praktijk. Bedenk niet alles vanuit organisatie doelstellingen door het hoger management, maar laat je verrassen door medewerker wijsheden. Zij zien binnen de gestelde organisatiedoelstellingen tal van verbetermogelijkheden die vaak snel te implementeren zijn. Een goed voorbeeld is de introductie van een ideeënmuur waarmee medewerkers uitgenodigd worden mee te denken met de organisatie.
Zorg goed voor jouw medewerkers
Eén van de grootste uitdagingen van ‘lean management’ is het stoppen van verspilling. Er is géén grotere verspilling dan het afscheid moeten nemen van een goede medewerker. Het werven van een nieuwe medewerker, het inwerken en op niveau brengen er van is helaas allemaal verspilling ten opzichte van het behoud van dezelfde goede medewerker. Omgedraaid, een extra investering in het behoud van medewerkers mag gezien worden als een ‘lean’ investering die bijdraagt aan de toegevoegde waarde richting de klant.
Met bovenstaande tips kun je direct aan de slag als organisatie. Ben je er al mee bezig, maar wil je eens sparren? Wil jij ook HR met lean combineren binnen jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op, wij voorzien je graag van advies. Vul onderstaand contactformulier in, bel ons op 088-08815 14 of mail naar info@verbeterwijzer.nl. Uw HR verbeterexpert.
